Mi alapján rendezzük az iratokat?
Egyáltalán miért rendezzük az iratokat?
Nem jó az úgy, hogy megjön a levél, elintézzük és utána csak simán betesszük a polcra?
Aztán majd ha kell, megkeressük.
??? TESSÉK ???
Iratkezelési szempontból a lehető legrosszabb, amit csak tehetünk. Miért?
- Honnan tudod egy hónap múlva, hogy az adott témában jött-e irat, és azt elintézted-e már?...
- Honnan tudod hol keresd?...
- Honnan tudod melyik kupacban van?...
- Honnan tudod, hogy az adott témában minden iratot megtaláltál? - A válaszleveled is?...
- Honnan tudod, hogy jött-e válasz a válaszleveledre?...
- Honnan tudod, hogy mi az ügy pontos életútja?...
- Honnan tudsz majd választ adni röviden, hogy mi történt az adott irattal, üggyel?...
- Honnan tudod, hogy meddig kell őrizni egy iratot?...
- Honnan tudod, hogy kell-e irattárba tenni?...
- Honnan tudod, hogy kell-e levéltárba adni és mikor?...
- Honnan tudod, hogy meg lehet-e semmisíteni az iratot és annak milyen feltételei vannak?...
- Honnan tudod, hogy mi történt egy irattal fél év múlva, vagy 5 év múlva?...
Honnan tudod egyáltalán a fentieket?
Ehhez jól átgondolt, következetes rendezésre, tárolásra, iratkezelésre, irat nyilvántartásra van szükség!
Hogyan csináld?
- Mindenképpen alakíts ki magadnak előre egy szisztémát, ami alapján nyilvántartod az iratokat és ami alapján rendezed azokat.
- Ha ezzel megvagy, a beérkező iratokat következetesen az általad kialakított szisztéma alapján kezeld, mindig ugyanúgy.
- Tarts róla nyilvántartást, és az iratokat mindig sorrendben tárold.
- Ha szükséges egy irat az adott ügyből, mappából, akkor azt vedd ki a dossziéból és intézd el.
- FoNToS, hogy ügyintézés után mindig tedd vissza a helyére az iratot, majd a dossziét is. Így mindig minden meglesz, ha szükséges.
Hogy mi alapján rendezzük az Iratokat!
Erre többféle megoldás közül választhatsz.
- Lehet Betű-Szám kombinációt kitalálni, amit következetesen használsz.
- Lehet Ügyfelek nevei alapján is. Itt egyes ügyfeleknél előfordulhat, hogy ügyfél/ügy, vagy ügyfél/ügy kezdő dátuma, ügyfél/projekt, ügyfél/munkaszám
Csak kezdd el és csináld! Meglátod jut idő másra is.
Irat-rend, Iratkezelés a mindennapokban!