Napi munkafolyamat az iratkezelésben

Legutóbb az iratkezelésről beszéltem, lehet, hogy már át is gondoltad egy kicsit a saját iratkezelési szokásaidat. 

Kitaláltad milyen nyilvántartást vezetsz, mi alapján, hova teszed az iratot, amennyiben a saját vállalkozásodról van szó. Egy munkahelyen nem neked kell ezt kitalálnod, mert azt az iratkezelési szabályzat szabályozza - De vajon tudod-e, hogy 

• mi ennek a folyamata,
• a nap melyik szakaszában kell iratot kezelni,
• mikor mit kell csinálni,
• mivel kezded,
• mi után, mi következik,
• mivel zárod,
• mi van akkor, ha újra dolgozni kell az irattal?

Ez függ attól, hogy mint vállalkozó magadnak csinálod az iratkezelést vagy munkahelyen dolgozol és ott milyen munkaterületen és az iratkezelési szabályzat mit ír elő. Fontos, hogy az iratkezelési szabályzat nagyon sok működésbeli tevékenységet szabályoz, amit be kell tartani. 

A munkafolyamatot ugyan nem, illetve részben szabályozza, de az egyes munkafázisok mikéntjét igen. Határokat és időpontokat ad. Pl. milyen típusú iktatószámot alkalmaznak, - mikor kell menni a postára a levelekért vagy feladni a leveleket, - ha több telephelye van és van iratforgalom két telephely között, akkor mikor történik az iratszállítás.

Ezek a határok és időpontok befolyásolják az iratkezelés munkafolyamatát és idejét, egyfajta keretet adva a napnak. Az iratkezelőnek van lehetősége arra, hogy ebben a keretben megválassza, - hogy neki hogy logikus, vagy melyiket szereti vagy utálja, - milyen sorrendben végzi el az egyes feladatokat. Persze nem árt, ha a szabályzaton kívül figyelembe vesszük a főnök kérését, a szokásjogot stb. is.

Az iratkezelés világában az alábbi szakmaterületek lehetnek:

• iktató
• irattáros
• adminisztrátor
• adatrögzítő
• titkár/titkárnő
• asszisztens
• személyi asszisztens 

Mindegyik munkaterületnek megvannak a sajátosságai. Egy iktatóban vagy irattárban dolgozó, vagy egy adatrögzítő soha nem fog ügyfélnek levelet írni és ügyet intézni, de egy titkárnő igen. A titkárnő viszont nagy eséllyel soha nem fog levéltárba adni iratot. Ezek a különbségek befolyásolják a napi munkafolyamatot is, más a terület és más az elvárás is.

Mindenesetre az biztos, hogy reggel érdemes ellenőrizni a dátumbélyegzőt, hogy mai dátumot nyomjon, feltölteni a nyomtatóban a papírt, bekapcsolni a számítógépet majd átnézni az aznapi feladatokat. Ez alapján megtervezi, ha szükséges, majd kezdeni a napot:

• Az iktató bont, érkeztet, iktat, átadó könyvbe írja a beérkező és/vagy iktatott iratokat, majd továbbítja a megfelelő embernek vagy szervezeti egységnek ügyintézésre. Majd visszaveszi a kész iratokat és és irattáros segítségével megfelelő adminisztráció mellett beteszi az irattárba az iratot. 
• Az irattáros napközben egyéb irattárosi feladatokat végez. Ellenőrzi az irattárba adandó iratok megfelelőségét, visszaküldi javításra, ha szükséges, illetve átveszi és megfelelő adminisztráció mellett elhelyezi azokat az irattárban. Iratot zár, őriz, kölcsön ad, szerel, csatol, selejtez, illetve levéltárba ad.
• Az adminisztrátor eseményeket rögzít, megfelelően előírt szisztéma szerint. Előfordulhat, hogy neki sablonleveleket kell írnia, iktatni, postázni. Általában egyfajta feladata van és azt reggeltől csinálja estig, kevésbé változatos.
• Az adatrögzítő adatokat rögzít egy programba. Reggel elkezdi este befejezi. Nem túl változatos. Ő nem ír levelet, nem intéz ügyet. Egy feladata van, adatot rögzíteni.
• A titkár/titkárnő az a személy, aki nagyon ért az adatrögzítéshez, az adminisztrációhoz, az ügyintézéshez, az irattározáshoz, az ügyfél és munkatárs kezeléshez, az együttműködéshez, a működéshez, de igazából nem ért semmihez. Ő kiszolgál, segít, támogat, de kizárólag a munkahellyel összefüggően. Ő kicsit ért csak bármihez, és ezt az értést, tudást a munkahelyén fogja megtanulni. Ő egy személyben iktató, irattáros, adminisztrátor, asszisztens, ügyintéző, beszerző. Ő felel azért, hogy gördülékenyen follyon a munka. Ő reggeltől estig előkészít, iratot kezel, iktat, irattároz, levelet ír, postáz, tárgyalást szervez, jegyzőkönyvet vezet, memo-t ír, telefonál, ad-hoc jellegű feladatokat old meg. 
• A személyi asszisztens szinte ugyanazt végzi, mint a titkárnő, kiegészítve azzal, hogy ő a főnöke személyes ügyeit is intézi és kezeli. 
• Az asszisztens valamilyen szakmához kapcsolódón asszisztál és intézi az adminisztratív feladatokat. Ilyen egy egészségügyi asszisztens vagy egy marketing asszisztens. Ő már ért a szakmához, amelyben dolgozik, de ő asszisztál a munkafolyamatokban, a döntés a szakemberé. Az alap iratkezelési feladat és rutin hasonló a többihez, de nagyban befolyásolja ezt az adott szakterület, amiben dolgozik.

Mikor vége a napnak az iratkezelő elpakol, lezár, előkészül másnapra, lekapcsol és elmegy haza. Másnap kezdi elölről.

Irat-rend, Iratkezelés a mindennapokban!