Miért kell Irat-rend?




Több évtizedes szakmai tapasztalattal a hátam mögött, sokszor megdöbbenve tapasztalom, hogy adminisztratív területen, titkárnői pozícióban lévő munkavállalók nincsenek tisztában az irodai folyamatokkal. 

  • Nem tudják, hogy mi a napi munkafolyamat... 
  • nem tudják, hogy egy-egy iratot hogyan kezeljenek, kell-e iktatni, nyilvántartani, 
  • mit tegyenek, amikor válaszlevelet küldenek ki, 
  • kell-e kísérőlevelet írni és miért,
  • hogyan kell a borítékot megcímezni, 
  • hogyan tárolják, hogy azt könnyen visszakereshessék. 
  • És egyébként is... "Minek kell ez az egész, hát megírom, elteszem és kész...!"

Ez engem, mint szakember végtelenül dühít és felháborít. 

Egy jól kezelt irat-rend, egy megfelelően következetes munkavégzés órákat, napokat rövidíthet egy-egy munkafázison. 

Egy jól szervezett iratkezelés nagyban hozzájárul ahhoz, hogy munkatársainkkal fél szóból is értsük egymást.

Azonban nemcsak a fentiek miatt kell megfelelően kezelnünk az iratokat, hanem meg kell felelnünk a törvényi előírásoknak is. Teljesen mindegy, hogy a közigazgatásban, vállalati, vállalkozói területen dolgozunk, az ide vonatkozó jogszabályok mindenkire vonatkoznak.

Ehhez igyekszem rálátást és megoldást adni.

Népszerű bejegyzések ezen a blogon

Mi alapján rendezzük az iratokat?

Egyáltalán miért rendezzük az iratokat ?  Nem jó az úgy, hogy megjön a levél, elintézzük és utána csak simán betesszük a polcra?  Aztán majd ha kell, megkeressük. ??? TESSÉK ??? Iratkezelési szempontból a lehető legrosszabb, amit csak tehetünk. Miért? Honnan tudod egy hónap múlva, hogy az adott témában jött-e irat, és azt elintézted-e már?... Honnan tudod hol keresd?... Honnan tudod melyik kupacban van?... Honnan tudod, hogy az adott témában minden iratot megtaláltál? - A válaszleveled is?... Honnan tudod, hogy jött-e válasz a válaszleveledre?... Honnan tudod, hogy mi az ügy pontos életútja?... Honnan tudsz majd választ adni röviden, hogy mi történt az adott irattal, üggyel?... Honnan tudod, hogy meddig kell őrizni egy iratot?... Honnan tudod, hogy kell-e irattárba tenni?... Honnan tudod, hogy kell-e levéltárba adni és mikor?... Honnan tudod, hogy meg lehet-e semmisíteni az iratot és annak milyen feltételei vannak?... Honnan tudod, hogy mi történt egy irattal fél év múlva, vag...
Read more »

Napi munkafolyamat az iratkezelésben

Legutóbb az iratkezelésről beszéltem, lehet, hogy már át is gondoltad egy kicsit a saját iratkezelési szokásaidat.  Kitaláltad milyen nyilvántartást vezetsz, mi alapján, hova teszed az iratot, amennyiben a saját vállalkozásodról van szó. Egy munkahelyen nem neked kell ezt kitalálnod, mert azt az iratkezelési szabályzat szabályozza - De vajon tudod-e, hogy  mi ennek a folyamata, a nap melyik szakaszában kell iratot kezelni, mikor mit kell csinálni, mivel kezded, mi után, mi következik, mivel zárod, mi van akkor, ha újra dolgozni kell az irattal? Ez függ attól, hogy mint vállalkozó magadnak csinálod az iratkezelést vagy munkahelyen dolgozol és ott milyen munkaterületen és az iratkezelési szabályzat mit ír elő. Fontos, hogy az iratkezelési szabályzat nagyon sok működésbeli tevékenységet szabályoz, amit be kell tartani.  A munkafolyamatot ugyan nem, illetve részben szabályozza, de az egyes munkafázisok mikéntjét igen. Határokat és időpontokat ad. Pl. milyen típusú iktatószámo...
Read more »